Agile Tour Paris 2014 : Les petits challenges de l’organisation de la coach clinic

Je suis arrivé sur les lieux juste un peu avant 8H00. Des participants arrivaient déjà, existé par l’événement, et aucun stand n’était encore installé. Ceci pouvait apparaitre comme un manque de préparation mais ce ne fut pas le cas! Lorsque tous les organisateurs et sponsors sont arrivés, une frénésie créatrice s’est installée. Chacun s’était activité pour monter son stand, ces bannières, ces affiches et ainsi occupé l’espace du hall de conférence de Microsoft avant le discourt d’ouverture.

En ce qui me concerne, les difficultés ont commencés lors de la mise en place de la zone réservée à la « coaches clinic ». L’espace qui nous était réservé, était le hall, en plein passage. Ce fut une aubaine, car les 2 salles d’atelier adjacentes allaient drainer du monde (pas forcement idéal pour la confidentialité). En cours de journée, quelques coaches et moi-même avons essayé de matérialiser une zone par un barrage de table afin de permettre un coaching plus confidentiel. L’idée fut bonne, car tout le monde est venue déjeuné sur celles-ci 😉
La mise en place de panneaux ne fut pas non plus un franc succès. Le scotch m’a fait défaut au moment d’afficher les panneaux indicateurs sur un des murs du centre. J’ai pu en récupérer un auprès de Microsoft. Cependant, le résultat obtenu n’a pas été très « pro ». Pour me consoler, je me dis que cela n’a pas dû gêner les 40 personnes qui sont venues nous poser des questions.
Malgré l’annonce dans le programme , une grande part de la promotion a été faite lors du discourt d’ouverture de l’Agile Tour par Patrice Petit et relayé par moi-même.
J’ai pris le parti pris de positionner les créneaux de réservation d’un coach aux seuls horaires des pauses. Cela a permis aux coaches de participer, d’animer les ateliers ou les conférences. Au final 7 créneaux étaient proposés avec une disponibilité de 5 à 7 coaches par créneau. D’autre part, quelques coachés étaient aussi pris en charge pendant le temps des sessions par les coaches présentes.
Au final les coaches ont été très satisfaites des interventions des intervenants qui ont été qualifiés de sympathiques. Ils nous ont remontés qu’il aurait été intéressant d’avoir plus de temps, d’avoir plus de coaches de disponible.
Après une journée très enrichissante (et bien fatigante), j’ai organisé avec les coaches encore présent une rétrospective au format PLUS/DELTA. Nous avons partagé les points suivants :
* une belle réussite car il y eu beaucoup de monde,
* les questions posées étaient d’un bon niveau de difficulté
* Ce fut une bonne idée d’avoir positionner les réservations aux heures des pauses.
* La zone de confidentialité devra être plus marqué la prochaine fois.

Pour ma part, ce fut un plaisir d’avoir facilité 7 coaches expérimentés et certifiés lors de cette « coaches clinic » Pour finir, je remercie les coaches d’avoir effectuer ces coaching pas toujours évident et les coachés de nous avoir challengé ainsi. J’espère pouvoir renouveler cette expérience.